Prüfungsabschlusssitzung bei Genossenschaften [Rechtsanwalt Wien]

Prüfungsabschlusssitzung bei Genossenschaften: Welche Rechte hat die geprüfte Genossenschaft?

Eine Prüfungsabschlusssitzung kann für eine Genossenschaft weitreichende Folgen haben. Werden erhebliche Mängel festgestellt, geht es nicht nur um einzelne Beanstandungen im Prüfungsbericht. Im Raum stehen oft Fragen zur Kreditvergabe, zur internen Kontrolle, zum Risikomanagement oder sogar aufsichtsrechtliche Konsequenzen.

Gerade dann ist die Prüfungsabschlusssitzung von großer Bedeutung. Sie bietet der Genossenschaft die Möglichkeit, zu den vorläufigen Feststellungen Stellung zu nehmen, Missverständnisse aufzuklären und zusätzliche Informationen vorzulegen. Doch darf sie dazu externe Berater mitnehmen? Und kann der Revisor eine solche Sitzung einfach abbrechen?

Mit diesen Fragen befasste sich der Oberste Gerichtshof bereits in seiner Entscheidung OGH vom 31.08.2015, 6 Ob 142/15y. Das Urteil ist zwar nicht neu, bietet aber weiterhin wichtige Orientierung für den Umgang mit Prüfungsabschlusssitzungen bei Genossenschaften. Zur Entscheidung.

Der Ausgangsfall: Streit um externe Teilnehmer

In dem vom OGH beurteilten Fall wurde eine Kreditgenossenschaft gesetzlich geprüft. Der Revisor hatte bereits bei früheren Prüfungen und auch bei der aktuellen Prüfung erhebliche Mängel festgestellt. Betroffen waren unter anderem:

• die Bearbeitung problematischer Kredite,
• die Organisation und Überwachung des Kreditgeschäfts,
• die interne Kontrolle,
• das Risikomanagement sowie
• mehrere Großveranlagungen.

Da die Mängel nicht fristgerecht behoben worden waren, erstattete der Revisor sogar eine Anzeige an die Finanzmarktaufsicht. Vor Abschluss der Prüfung sollte am 24. Juni 2014 eine Prüfungsabschlusssitzung stattfinden. In dieser Sitzung sollte der Revisor das voraussichtliche Prüfungsergebnis mündlich vorstellen.

Die Genossenschaft wollte den Vorstand und den Aufsichtsrat dabei durch zwei externe Personen unterstützen lassen: einen Revisionsexperten als Betriebsberater sowie einen Universitätsprofessor und Rechtsberater. Beide sollten bei der Aufklärung der Kreditfälle und bei der Stellungnahme zu den Vorwürfen helfen.

Der Revisor verlangte jedoch, dass die beiden Berater den Sitzungsraum verlassen. Für den Fall, dass sie anwesend blieben, kündigte er den Abbruch der Sitzung an. Die Berater blieben. Daraufhin brach der Revisor die Prüfungsabschlusssitzung tatsächlich ab und bot auch keinen neuen Termin an.

Was der OGH zur Prüfungsabschlusssitzung entschieden hat

Der OGH gab der Genossenschaft weitgehend Recht. Nach Ansicht des Gerichts hätte die Prüfungsabschlusssitzung durchgeführt werden müssen. Der Revisor durfte sie nicht allein deshalb abbrechen, weil die Genossenschaft geeignete externe Berater beigezogen hatte.

Die Entscheidung enthält mehrere zentrale Aussagen:

Bei erheblichen Mängeln ist die Sitzung verpflichtend

Werden im Rahmen der Prüfung keine bedeutenden Mängel festgestellt, kann eine Prüfungsabschlusssitzung entbehrlich sein. Anders ist die Situation, wenn wesentliche Beanstandungen vorliegen. Dann muss die Sitzung stattfinden.

Im konkreten Fall waren die festgestellten Probleme so erheblich, dass der Revisor sogar die Finanzmarktaufsicht verständigt hatte. Unter diesen Umständen durfte die gesetzlich vorgesehene Sitzung nicht einfach ausfallen.

Die Genossenschaft darf sachkundige Unterstützung beiziehen

Die Prüfungsabschlusssitzung dient nicht bloß dazu, dass der Revisor seine bereits fertige Meinung vorträgt. Die Genossenschaft soll Gelegenheit erhalten, auf die Feststellungen zu reagieren, zusätzliche Informationen zu liefern und tatsächliche oder rechtliche Missverständnisse aufzuklären.

Nach dem Verständnis des OGH hat die Sitzung damit eine wichtige Schutz- und Aufklärungsfunktion. Die geprüfte Genossenschaft soll nicht erst mit einem abgeschlossenen Prüfungsbericht konfrontiert werden, ohne zuvor Stellung nehmen zu können.

Bei komplexen Kredit- und Bankgeschäften kann es außerdem erforderlich sein, fachkundige Unterstützung beizuziehen. Würde man der Genossenschaft zwar ein Recht auf Stellungnahme zugestehen, ihr aber jede sachverständige Hilfe verwehren, wäre dieses Recht in vielen Fällen nur eingeschränkt wirksam.

Das Recht ist nicht grenzenlos

Die Entscheidung bedeutet allerdings nicht, dass die Genossenschaft beliebige Personen zur Sitzung mitnehmen darf. Zulässig sind nur Personen, die aufgrund ihrer Fachkenntnisse oder konkreten Informationen für die Erörterung der Prüfungsfragen relevant sind.

Ein allgemeines Recht, Personen eigener Wahl als bloße Begleitung oder zur Verstärkung der eigenen Position einzuladen, besteht daher nicht. Entscheidend ist die konkrete Funktion des jeweiligen Teilnehmers:

• Welche Prüfungsfrage betrifft seine Mitwirkung?
• Über welches konkrete Fachwissen oder welche Informationen verfügt er?
• Welchen Beitrag kann er zur Aufklärung leisten?
• Ist seine Anwesenheit für die Stellungnahme tatsächlich sinnvoll?

Je genauer diese Fragen beantwortet werden können, desto besser lässt sich die Teilnahme sachlich begründen.

Der Revisor bleibt für die Sitzungsleitung verantwortlich

Der OGH hat nicht nur die Rechte der Genossenschaft betont. Auch die Stellung des Revisors bleibt klar: Er leitet die Prüfungsabschlusssitzung und darf für einen geordneten und effizienten Ablauf sorgen.

Der Revisor kann daher insbesondere darauf achten, dass:

• nur fachlich relevante Personen teilnehmen,
• externe Berater nur zu den sie betreffenden Fragen Stellung nehmen,
• die Sitzung nicht unnötig verlängert wird und
• die gesamte Prüfung nicht ohne sachlichen Grund neu aufgerollt wird.

Ungeeignete oder störende Beiträge darf der Revisor begrenzen. Unter bestimmten Umständen kann auch ein Abbruch in Betracht kommen, etwa wenn unbefugte Personen trotz Aufforderung nicht gehen oder der Ablauf nachhaltig beeinträchtigt wird.

Im konkreten Fall lag eine solche Situation nach der Beurteilung des OGH jedoch nicht vor. Die beiden Berater waren aufgrund ihrer Fachkenntnisse und ihrer vorgesehenen Unterstützung bei den konkreten Prüfungsfragen zur Teilnahme berechtigt. Der Revisor hätte die Sitzung daher durchführen müssen.

Warum das Hausrecht der Genossenschaft nicht entscheidet

Die Prüfungsabschlusssitzung fand in den Räumlichkeiten der Genossenschaft statt. Dennoch konnte die Genossenschaft nicht allein aufgrund ihres Hausrechts bestimmen, wer an der Sitzung teilnehmen durfte.

Umgekehrt konnte aber auch der Revisor die Teilnahme geeigneter Personen nicht pauschal untersagen. Maßgeblich ist nicht, wem die Räume gehören, sondern welcher Zweck mit der Prüfungsabschlusssitzung verfolgt wird.

Die Sitzung ist auch keine gewöhnliche Aufsichtsratssitzung. Die Regeln über Aufsichtsratssitzungen gelten daher nicht automatisch. Die Möglichkeit externer Teilnahme ergibt sich vielmehr aus dem Zweck der Prüfungsabschlusssitzung: Die Genossenschaft soll eine sachgerechte Stellungnahme zum Prüfungsergebnis abgeben können.

Was bedeutet das in der Praxis?

Für die Genossenschaft

Wird ein wesentlicher Mangel festgestellt, sollte die Genossenschaft die Prüfungsabschlusssitzung sorgfältig vorbereiten. Sie ist häufig die letzte Möglichkeit, vor Fertigstellung des schriftlichen Prüfungsberichts auf die Darstellung und Bewertung der Prüfungsergebnisse einzuwirken.

Sinnvoll ist insbesondere:

• den Aufsichtsrat frühzeitig über die Beanstandungen zu informieren,
• die relevanten Prüfungsunterlagen systematisch auszuwerten,
• strittige Sachverhalte nach Themen zu ordnen,
• zusätzliche Beweismittel und Erklärungen vorzubereiten,
• geeignete externe Berater rechtzeitig auszuwählen und
• deren konkrete Aufgaben und Themenbereiche vorab festzulegen.

Die Teilnahme externer Personen sollte dem Revisor möglichst früh angekündigt werden. Eine transparente Begründung reduziert das Risiko, dass kurz vor der Sitzung über die Zulässigkeit einzelner Teilnehmer gestritten wird.

Für externe Berater

Externe Rechtsberater, Revisionsexperten oder sonstige Sachverständige sollten nicht bloß als allgemeine Unterstützung oder Begleitung auftreten. Ihre Rolle muss mit den konkreten Prüfungsfragen verknüpft sein.

Darüber hinaus sind Vertraulichkeit, Bankgeheimnis und Datenschutz zu berücksichtigen. Gerade bei Kreditakten und personenbezogenen Informationen sollte klar feststehen, welche Unterlagen eingesehen werden dürfen und welche Informationen in der Sitzung angesprochen werden.

Für den Revisor

Der Revisor muss die Teilnahme externer Personen einzelfallbezogen beurteilen. Eine pauschale Ablehnung ist nicht ausreichend, wenn die betreffenden Personen über relevantes Fachwissen oder konkrete Informationen verfügen.

Gleichzeitig darf der Revisor die Ordnung der Sitzung sicherstellen. Er kann Themen eingrenzen, Wortmeldungen strukturieren und verhindern, dass die Prüfungsabschlusssitzung zu einer unbeschränkten Neuverhandlung sämtlicher Prüfungshandlungen wird.

Checkliste für die Vorbereitung

Vor einer Prüfungsabschlusssitzung sollten Vorstand und Aufsichtsrat insbesondere folgende Punkte prüfen:

• Welche konkreten Mängel wurden festgestellt?
• Welche Beanstandungen sind tatsächlich strittig?
• Welche zusätzlichen Informationen können vorgelegt werden?
• Welche Person kann zu welcher Prüfungsfrage fachlich beitragen?
• Wurde die Teilnahme externer Berater rechtzeitig angekündigt?
• Sind Vertraulichkeits- und Datenschutzfragen geklärt?
• Wer spricht für die Genossenschaft und wer dokumentiert die Sitzung?
• Welche Punkte sollen ausdrücklich im Sitzungsprotokoll festgehalten werden?

Wichtig ist auch eine realistische Erwartungshaltung. Die Prüfungsabschlusssitzung soll eine sachliche Erörterung ermöglichen. Sie ist kein Mittel, um eine Prüfung ohne konkreten Grund zu verzögern oder jede Feststellung vollständig neu aufzurollen.

Häufige Fragen zur Prüfungsabschlusssitzung

Muss eine Prüfungsabschlusssitzung immer stattfinden?

Nein. Nach der dargestellten Rechtsprechung ist sie insbesondere dann verpflichtend, wenn erhebliche Mängel festgestellt wurden. Liegen keine bedeutenden Beanstandungen vor, kann die Sitzung entbehrlich sein.

Darf ich als Genossenschaft einfach einen Rechtsanwalt mitnehmen?

Eine Teilnahme ist grundsätzlich möglich, wenn der Rechtsanwalt zu konkreten Prüfungsfragen sachkundig Stellung nehmen oder relevante Informationen liefern kann. Eine bloße Begleitung ohne nachvollziehbaren Bezug zur Prüfung reicht hingegen nicht zwingend aus.

Kann der Revisor externe Teilnehmer ablehnen?

Eine pauschale Ablehnung ist nicht zulässig, wenn die betreffenden Personen für die Aufklärung der Prüfungsfragen geeignet und relevant sind. Der Revisor darf aber ungeeignete oder nicht erforderliche Teilnehmer zurückweisen und den Ablauf der Sitzung ordnen.

Was kann die Genossenschaft tun, wenn der Revisor die Sitzung abbricht?

Die Genossenschaft sollte zunächst dokumentieren, aus welchem Grund die Sitzung abgebrochen wurde und welche Personen teilnehmen sollten. Anschließend kann geprüft werden, ob der Abbruch gerechtfertigt war und welche rechtlichen Schritte zur Durchsetzung der Prüfungsabschlusssitzung möglich sind.

Rechtliche Unterstützung bei Prüfungen und Prüfungsberichten – Rechtsanwalt Wien

Die Prüfungsabschlusssitzung sollte nicht als bloßer Formaltermin behandelt werden. Sie kann entscheidend dafür sein, wie Sachverhalte im späteren Prüfungsbericht dargestellt und bewertet werden. Gerade bei Kreditproblemen, internen Kontrollmängeln oder möglichen aufsichtsrechtlichen Folgen ist eine strukturierte Vorbereitung wichtig.

Als erfahrener Rechtsanwalt berät die Kanzlei Pichler Genossenschaften, Vorstände und Aufsichtsräte bei der rechtlichen Einordnung von Prüfungsfeststellungen und bei der Vorbereitung auf schwierige Gespräche mit dem Revisor. Durch jahrelange anwaltliche Praxis unterstützt die Kanzlei dabei, Stellungnahmen sachlich aufzubauen, externe Teilnehmer richtig einzubinden und die Interessen der Genossenschaft geordnet wahrzunehmen.

Wenn Sie von einer Prüfungsabschlusssitzung, erheblichen Beanstandungen oder einem drohenden Abbruch betroffen sind, lassen Sie die Situation frühzeitig prüfen. Sie erreichen die Pichler Rechtsanwalt GmbH, Karlsplatz 3, 1010 Wien, telefonisch unter +43 1 51 30 700 oder per E-Mail an wien@anwaltskanzlei-pichler.at.

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